Um colaborador foi embora, o quê faço?

Neste caso, coloque o COLABORADOR dele (CADASTRO > COLABORADORES) como INATIVO. Assim o usuário que ele usa será automaticamente excluído mas todas as referências a ele permanecem no sistema, ele somente não poderá mais acessar.

IMPORTANTE: jamais simplesmente altere o nome de um colaborador ou usuário, pois com isso todas as referências passam de nome também. Se um saiu e outro entrou, desative o colaborador que saiu e crie um novo, como explicado aqui.